貸し会議室を利用したいという場合、その中には初めて利用をするという方もいらっしゃることでしょう。やはり初めてとなるとさまざまな不安が生じるものかとも思います。そこで、貸し会議室をレンタルする上において安心できる環境作りのために取り入れられるサービスなどについて考えていきたいと思います。

    特に困ることなども見ていきましょう。

    ■初心者が困りやすいこと
    貸し会議室の利用者の大半が思うこと。それは「スムーズに会議などを行える状況を作ること」でしょう。そのためには、さまざまな手配が必要となってきますし準備ももとめられることでしょう。これらは、経験が浅い・初めてだという場合には大きな負担となり不安材料ともなるのです。

    ですから、主催者側にとってスムーズに進みやすいサポートシステムを導入している業者を選ぶと快適でしょう。

    ■ぴったりのサポートサービスについて
    さまざまなサポートサービスがありますが、代表的なものが「コンシェルジュサービス」ではないでしょうか。近年においては、こうしたサポートサービスを実施している業者も増えているのです。

    ■会議・イベント全体のサポート
    コンシェルジュサービスの代表的なものの1つに運営全体のサポートサービスというものがあります。例えばインターネット回線設備ですとか必要機材の準備まで行ってくれる・サポートしてくれるというところも多いのです。また、機械に疎いという場合においてもその操作方法やセッティングにおいても熟知したスタッフの方がサポートしてくれるということもあるようです。

    安心して環境を整えていただきやすいことでしょう。

    ■ケータリングなどのサポートについて
    時間帯によってまたは親睦を図るためにビュッフェやランチ・ディナー・ケータリングなどを取り入れたいという方もいらっしゃるでしょう。コンシェルジュサービスにおいては、食事の手配から料理やメニューのプランまで一括して依頼をすることができる場合も多いのです。

    中には、シェフの手配などをしてくれるという場合もありますのでイベントの「華」ともなってくれることでしょう。
    こうした食事面のサポートというものは主催者側のり負担となりやすい場合も多いので大幅にそれらを軽減させることもできるでしょう。

    ■遠方からくる方々へのサポートについて
    会議やイベントが長時間に及ぶという場合・参加者が遠方から訪れるという場合には、宿泊場所を確保する必要も出てきます。貸し会議室の中には、宿泊施設を完備しているところからホテルと提携しているところなどもあるのです。そして、先のような宿泊の手配に関してもコンシェルジュサービスを取り入れることによってすべてを委託することができる場合も多いのです。

    宿泊先の確保というものは手間がかかりやすいということもいえるかと思いますので取り入れていくと良いでしょう。

    ■注意点について
    コンシェルジュサービスですが、上記のものが一般的なサービス内容であるとはいえすべての業者が必ずというわけではありません。その詳細について事前に確認をしておくようにしましょう。またはパンフレットや資料を用意している業者もありますので、取り寄せてみるというのも良いかもしれません。

    ■初心者でも万全な環境つくり
    このように、コンシェルジュサービスを利用することによって初心者の方でも万全の体制を整えていただくこともしやすいでしょう。業者選びの際にもこのような点から探してみるのも良いのではないでしょうか。